Community-Mitglieder verwalten
In der Mitgliederverwaltung pflegst du als Admin die Personen in deiner Community. Du kannst Mitglieder finden, Profil- und Kontodaten prüfen, Angaben aktualisieren, den Status ändern und Datensätze für Auswertungen oder Support-Aufgaben exportieren. Zusammen mit Admin-Notizen und benutzerdefinierten Feldern ist das Mitgliedskonto ein gemeinsamer Arbeitsbereich für die Betreuung einzelner Mitglieder.
Mitglieder sehen Community-Inhalte entsprechend ihrem Status, Tarif und ihren Berechtigungen. Adminrechte verwaltest du separat unter Administratoren.
Berechtigungen für Community-Inhalte verstehen
Die Berechtigungen hängen von der Funktion und Rolle ab. Admins verwalten Community-Einstellungen und Mitglieder; Mitglieder nutzen die für sie verfügbaren Inhalts- und Buchungsaktionen. Die vollständigen aktuellen Regeln findest du in diesen Anleitungen:
- Eine Veranstaltung erstellen und veröffentlichen erklärt, wer Veranstaltungen erstellen kann und wo Admins diese Berechtigung ändern.
- Seiten und Kanäle in coapp erklärt Seitensichtbarkeit, Rollen von Inhabern und Mitwirkenden sowie die Einstellung zum Erstellen von Seiten in Kanälen.
- Buchungskonfiguration erklärt Sichtbarkeit und Buchungsberechtigungen für Ressourcen.
- Die veraltete Market-Funktion verwenden oder einstellen erklärt Berechtigungen für Communities, in denen Market noch aktiviert ist.
- Direktnachrichten senden oder einen Gruppenchat erstellen erklärt Nachrichten und Rollen in Gruppenchats.
Mitgliederliste öffnen
- Wähle in der Web-App Manage.
- Wähle Community > Mitglieder.
Alternativ kannst du die Community-Ansicht öffnen, das Einstellungsmenü auswählen und Mitglieder verwalten wählen.
Die Tabelle kann Name, E-Mail-Adresse, Erstellungs- und Aktualisierungsdatum, letzte Aktivität, Status, aktuellen und kommenden Tarif sowie Upgrades anzeigen. Über die Spaltenauswahl legst du fest, welche Spalten sichtbar sind.
Mitglieder finden und exportieren
- Suche nach Name oder E-Mail-Adresse.
- Filtere nach Status, Tarif, Upgrades, benutzerdefinierten Feldern oder Erstellungsdatum.
- Wähle Spaltenüberschriften, um die Ergebnisse zu sortieren.
- Wähle die Aktion zum CSV-Download, um die Ergebnisse mit den aktuellen Filtern und ausgewählten Spalten zu exportieren.
Bei vielen Ergebnissen kann der Export einen Moment dauern. Lass den Fortschrittsdialog geöffnet, bis der CSV-Download beginnt.
Mitgliedskonto prüfen
Wähle ein Mitglied in der Tabelle aus, um sein Mitgliedskonto zu öffnen. Je nach Community-Konfiguration enthält die Ansicht Profil- und Kontodaten, Tarife, Rechnungen, Zahlungsmethoden, Rechnungs- und Registrierungsadressen, Buchungen, Zugangsinformationen und Admin-Notizen.
Im Mitgliedskonto kannst du außerdem eine Nachricht senden, das öffentliche Profil öffnen, das Profil bearbeiten, eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts anfordern und bei aktivierter Abrechnung einen Tarif verwalten.
Als Admin-Team mit Mitgliedsinformationen arbeiten
Im Mitgliedskonto laufen die Informationen zusammen, die du für die Betreuung einer Person brauchst. Verwende Admin-Notizen für den Verlauf und Kontext einer einzelnen Betreuung. Verwende benutzerdefinierte Felder für Angaben, die ihr einheitlich erfassen, filtern oder exportieren möchtet.
Die Mitgliederverwaltung unterstützt damit die Zusammenarbeit rund um Mitglieder, ersetzt aber keine Aufgabenverwaltung: Sie bietet keine Zuweisungen, Erinnerungen oder einen Ablauf mit Aufgabenstatus.
Admin-Notizen für Übergaben und Kontext nutzen
- Öffne Manage > Community > Mitglieder.
- Wähle das Mitglied aus.
- Gehe im Mitgliedskonto zum Bereich Aktivität.
- Wähle Notiz hinzufügen, schreibe die Notiz und sende sie ab.
Neue Notizen erscheinen oben im Bereich Aktivität. Sie zeigen den Namen des Admins, der sie erstellt hat, und den Zeitpunkt. Admins können eine Notiz über ihr Drei-Punkte-Menü löschen; eine vorhandene Notiz kann nicht bearbeitet werden.
Halte Notizen kurz und konkret, zum Beispiel den Anlass eines Kontakts, eine getroffene Absprache oder den nächsten vereinbarten Schritt. So kann ein anderer Admin das Mitgliedskonto öffnen und die bisherige Betreuung nachvollziehen. Speichere nur Daten, die ihr für die Betreuung tatsächlich benötigt.
Interne Angaben als Admin-Felder speichern
Erstelle ein benutzerdefiniertes Feld, wenn ihr eine Angabe bei mehreren Mitgliedern nach demselben Schema erfassen möchtet, etwa Interne Ansprechperson, Onboarding-Status, Letzter Kontakt oder eine Mitgliedsnummer.
- Wähle Manage > Community > Benutzerdefinierte Felder.
- Wähle Hinzufügen und richte Feldname und Feldtyp ein.
- Wähle bei Wer kann dieses Feld sehen die Option Admin.
- Wähle bei Wer kann dieses Feld bearbeiten die Option Admin.
- Speichere das Feld.
Admins können die Werte anschließend im Mitgliedskonto pflegen sowie das Feld in der Mitgliederliste als Spalte anzeigen und zum Filtern verwenden. Beim CSV-Export werden die ausgewählten Felder zusammen mit den aktuell gefilterten Ergebnissen exportiert. Mitglieder sehen ein Feld mit der Sichtbarkeit Admin nicht.
Mehr zur Einrichtung, zu Feldtypen und zu anderen Sichtbarkeitsoptionen findest du unter Benutzerdefinierte Mitgliederfelder erstellen und verwalten.
Notiz oder benutzerdefiniertes Feld?
| Wenn ihr … möchtet | Verwende |
|---|---|
| den Kontext eines Gesprächs oder einer Übergabe festhalten | eine Admin-Notiz |
| einen wiederkehrenden Status oder eine Kategorie pflegen | ein benutzerdefiniertes Feld |
| Mitglieder nach einer Angabe filtern oder die Angabe exportieren | ein benutzerdefiniertes Feld |
| einen einmaligen nächsten Schritt für andere Admins festhalten | eine Admin-Notiz |
| eine Angabe für Mitglieder oder die Community sichtbar machen | ein benutzerdefiniertes Feld mit passender Sichtbarkeit |
Mitgliederdaten bearbeiten
- Öffne Manage > Community > Mitglieder.
- Wähle das Mitglied aus.
- Öffne das Aktionsmenü und wähle Bearbeiten.
- Aktualisiere die verfügbaren Felder und speichere deine Änderungen.
Benutzerdefinierte Felder erscheinen entsprechend ihren Einstellungen für Sichtbarkeit und Bearbeitung. Siehe Benutzerdefinierte Mitgliederfelder erstellen und verwalten.
Registrierung annehmen oder ablehnen
Wenn deine Community eine genehmigungsbasierte Registrierung verwendet, erscheint eine registrierte Person mit dem Status „Wartet auf Genehmigung“. Öffne ihr Mitgliedskonto und wähle:
- Akzeptieren, um das Konto zu aktivieren; oder
- Ablehnen, um die Anfrage abzulehnen und zur Mitgliederliste zurückzukehren.
Beim Ablehnen einer Registrierung werden die personenbezogenen Daten der antragstellenden Person gelöscht. Prüfe das Konto daher sorgfältig, bevor du bestätigst.
Mitgliederstatus ändern
Öffne das Mitgliedskonto und verwende das Status-Dropdown. Bestätige den neuen Status, wenn coapp dich dazu auffordert.
| Status | Auswirkung |
|---|---|
| Aktiv | Das Mitglied hat normalen Zugriff entsprechend seinem Tarif und seinen Berechtigungen. |
| Gesperrt | Das Mitglied ist vorübergehend eingeschränkt. |
| Gekündigt | Die Person ist kein aktives reguläres Mitglied mehr. |
| Gast | Die Person behält eingeschränkten Gastzugriff. |
| Banned | Das Konto ist für die Anmeldung gesperrt. |
Eine Statusänderung kann den Zugriff ändern, während Tarife, Rechnungen und Buchungen weiter bestehen. Prüfe diese Bereiche vor der Änderung.
Mitglied löschen
- Öffne das Mitgliedskonto.
- Öffne das Aktionsmenü und wähle Löschen.
- Bestätige die Löschung.
Ein Konto mit Adminrechten kannst du hier nicht löschen. Entferne zuerst die Adminrechte unter Manage > Community > Administratoren. Prüfe vor jeder Löschung aktive Tarife, kommende Buchungen, Rechnungen und offene Support-Aufgaben.